De eerste aflevering van de podcastserie DEURPAK’N staat online. Een podcast voor en door ondernemers uit de regio Hardenberg. Iedere aflevering gaan we dan ook in gesprek met ondernemers uit de gemeente Hardenberg en bespreken we een onderwerp dat ons als ondernemers bezighoudt.

Deze week gaat de podcast over succesvol zijn met een flexibele schil. Onze host Marcel van Dijk gaat in gesprek met Renate Meulenkamp van machinefabriek Drabo en Arjan Jansen van het Regionaal Techniek Centrum. Wat zijn de uitdagingen en kansen van een flexibele schil? En hoe pak je dit aan?

In deze blog lees je de highlights uit de eerste aflevering. Liever luisteren? Klik dan op onderstaande podcast player of luister DEURPAK’N hier op Spotify 

Wat is een flexibele schil?

Een flexibele schil is een term voor alle medewerkers die zich flexibel inzetten voor een organisatie. Dit zijn flexwerkers, oproepkrachten, freelancers of uitzendkrachten. Hoe je omgaat met deze flexibele schil, is een uitdaging van alle tijden. Op het moment is het extra belangrijk, door de krapte op de arbeidsmarkt. Door een goede flexibele schil krijg je meer rust, door meer arbeidskrachten. Je vaste medewerkers draaien dan geen overuren meer.

Focus op flexibele schil

We zoeken naar een balans tussen het inzetten van het vaste personeel en de flexibele schil. Een bedrijf krijgt een bestelling binnen, moet deze gaan produceren, maar heeft niet genoeg arbeidskrachten. Op zo’n moment zetten we de flexibele schil in. Het bedrijf heeft dan extra medewerkers achter de hand, die ze inzetten bij een piek.
Toch maken we nog weinig beleid voor die flexibele schil. Hoe kom je aan flexibele krachten en hoe zet je ze het beste in? Hoe zorg je ervoor dat ze zich thuis voelen binnen je organisatie? En hoe neem je je vaste medewerkers hierin mee?
Hieronder bespreken we zeven tips voor het werken met een flexibele schil.

Tip 1: Werk planmatig en procesmatig

Flexibel zijn is belangrijk. Niet alleen met je arbeidskrachten, maar ook met de arbeidsuren. Hoe ga je met drukke of rustige tijden om? Iedereen neemt minder of meer taken op zich, waardoor het voor de flexibele schil makkelijker is om direct in te stappen. Zo plan je hen met gemak 1 tot 3 maanden vooraf in.

Tip 2: Betrek flexibele krachten bij je vaste team

Laat flexkrachten meelopen met het vaste team. Nodig hen ook uit voor bedrijfsfeestjes en betrek hen bij alle facetten van je organisatie. Zo zorg je voor binding en dat ze zich thuis voelen.
Het is moeilijk om flexkrachten echt onderdeel te maken van het team. Je hebt tijd nodig voor het opbouwen van een team. Als tijdelijke kracht is het toch een beetje alsof je op de bank zit en bij drukte moet invallen. Je moet dan direct functioneren binnen een team, terwijl vaste medewerkers de tijd krijgen voor het groeien in hun teamrol.
Hier moet je je bewust van zijn en er moet aandacht voor zijn van bijvoorbeeld een teamleider. Vergis je er niet in dat er veel mensen zijn die gewoon flexibel willen werken. Juist door de wet- en regelgeving ga je erg denken in hokjes: vaste medewerkers tegenover flexibele schil.

Tip 3: Houd de flexibele schil flexibel

Waarom zou je de flexibele schil eigenlijk flexibel houden? Er is nu zo veel krapte op de markt dat de kans groot is dat je extra mensen goed kunt gebruiken. Maar binnenkort is het misschien weer heel anders. In de markt zijn veel pieken en dalen. Daarom zijn bedrijven voorzichtig met het aannemen van vaste krachten. De cao’s verplichten werkgevers om een medewerker voor langere tijd in dienst te nemen.

Tip 4: Maak beleid voor de flexibele schil

Een beleid voor de flexibele schil is belangrijk. Denk na over waar je de flexibele medewerkers gaat vinden en hoe je ze inzet. Belangrijke aandachtspunten zijn: Ga op zoek naar de samenwerking met andere bedrijven Maak bijvoorbeeld een alumnibeleid Zorg dat medewerkers bijscholing krijgen en zich blijven ontwikkelen Ga op zoek naar oplossend vermogen in je bedrijf Deel flexibel personeel met andere bedrijven in de regio
Zie de flexibele schil niet als een arbeidspool die je alleen aanspreekt als het te druk is, maar als onderdeel van je bedrijf.

Tip 5: Innovatie is de oplossing

Procesmatig werken is de grootste uitdaging van het werken met een flexibele schil. Hiervoor is veel innovatief vermogen nodig in je organisatie. Bij innovatie denken we vaak aan nieuwe, grote veranderingen. Vaak gaat het om kleine aanpassingen met een groot effect op het functioneren van je bedrijf.
Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van middelen waardoor niet alleen de efficiëntie omhoog gaat, maar ook de toegevoegde waarde van medewerkers groeit. Kijk eens naar de toegevoegde waarde per medewerker per uur en zorg dat deze omhoog gaat. Zo hoeven al je medewerkers minder hard te werken, draai je meer rendement en genieten je medewerkers van meer welvaart en welzijn.
Dit kunnen organisaties vaak niet alleen oppakken. Het is erg lastig om kritisch naar je eigen bedrijfsprocessen te kijken. Daarom pleit ArjanJansen voor een innovatief platform met ondernemers vanuit de hele regio, met ondersteuning van gemeenten en onderwijs. Hierin bespreken ondernemers hun uitdagingen en vragen ze het platform om mee te kijken. Zo krijgen ze externe kennis binnen zonder dat ze daar zelf veel uren en tijd in moeten steken.

Tip 6: Zeg eens nee tegen klanten

Er komt een vraag binnen van de klant en je moet productie gaan draaien. Maar in de huidige tijd is het niet meer zo dat de klant bepaalt. Jij bepaalt welke kwaliteit van dienstverlening je de klanten gaat bieden.
Op dit moment is er problematiek met materialen en personeel. Hierdoor moeten we anders gaan denken. Geef een bovenmarge en ondermarge door aan je klanten, zodat ze weten wat je aankunt. Als je een grote order krijgt, overleg dan eerst met de medewerkers en neem op basis daarvan een beslissing. Durf hierbij ook nee te zeggen als het niet mogelijk is.

Tip 7: Deel je orderplanning

Maak een duidelijke orderplanning en zorg dat deze inzichtelijk is voor iedereen. Dan beseffen klanten en leveranciers echt wat het betekent als ze meer van je vragen dan je aankunt.
Natuurlijk werk je met een flexibele schil en vang je hiermee pieken op. Maar als opdrachtgevers je zomaar grote opdrachten geven, levert dit veel stress op. Het is fijner om grote opdrachten in te plannen. Zo heb je minder druk binnen de organisatie en lever je een optimaal resultaat. Daarnaast is het fijn voor je flexibele schil, omdat je eerder weet wanneer je deze in gaat zetten.
Wees transparant en open naar alle partijen, zodat iedereen weet wat er wanneer mogelijk is.

Conclusie: waar moet je op letten bij een flexibele schil?

De flexibele schil moet matchen met je vaste team. Kijk verder dan alleen het opvullen van gaten. Zet je flexibele schil ook eens in om je vaste medewerkers minder uren te laten maken. Op die manier zorg je dat ze de binding met je organisatie behouden en up-to-date blijven.
Ga op zoek naar de samenwerking met andere bedrijven en scholen in de regio. Ga je iets doen met alumni? Of bouw samen je met een ander bedrijf een flexibele schil op? Er is veel mogelijk als je creativiteit en innovativiteit inzet.
Een flexibele schil is veel meer dan alleen flexibele krachten. Het gaat erom dat je beleid maakt over hoe je omgaat met pieken en dalen. Zodat je hier optimaal mee om kunt gaan en tegelijkertijd de balans behoudt tussen vast en flexibel personeel.